Factuur maken: hoe stel je een factuur op op de juiste manier?

Een factuur maken: als je je eigen onderneming hebt, krijg je misschien wel bijna dagelijks te maken met het opstellen van facturen. Dit lijkt misschien een simpel klusje, maar toch kan het gecompliceerder zijn dan je in eerste instantie zou denken. Een factuur moet namelijk wettelijk aan verschillende eisen voldoen. We leggen je hier uit hoe je een factuur opstelt op de juiste manier en met welke eisen je rekening moet houden. Wat veel mensen nog doen: een factuur maken in Excel. Maar heel professioneel ziet dat er meestal niet uit. Een factuur opstellen kan beter en mooier op een andere manier. Daar vertellen we verderop in dit artikel meer over.

Wat is een factuur precies?

Een factuur is eigenlijk gewoon een ander woord voor rekening. Een goede factuur is belangrijk, niet alleen omdat de kans anders klein is dat je klanten deze zullen betalen, maar ook omdat je hiermee gebruik kunt maken van de BTW aftrek. Het is dan ook belangrijk om te zorgen voor een overzichtelijke factuur die alle belangrijke informatie bevat.

Allereerst is het natuurlijk altijd belangrijk dat het duidelijk van wie de factuur komt en aan wie deze verstuurd wordt. De naam van je eigen onderneming en de onderneming van je klant zijn dus de eerste zaken die je noteert. Vervolgens moet het ook duidelijk zijn voor welk product of welke dienst je kosten in rekening brengt. Ook dit moet dus staan beschreven. Daarnaast zijn er nog verschillende eisen waar een factuur aan moet voldoen om rechtsgeldig te zijn. 

Wat moet er verplicht op de factuur staan?

• De juridische naam van je bedrijf en het bijbehorende adres.
• Het KVK-nummer. Met dit nummer kunnen klanten controleren of je daadwerkelijk ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel.
• De naam en het adres van de klant/afnemer.
• Het BTW-nummer van je onderneming.
• Het woord ‘Factuur’.
• De datum waarop je de factuur verstuurt. Het aanpassen van deze datum is wettelijk niet toegestaan en kan leiden tot boetes. Dit heeft onder andere te maken met de BTW die betaald moet worden.
• Een uniek factuurnummer. Door voor iedere factuur gebruik te maken van een uniek factuurnummer zorg je voor overzicht in je administratie. Het zorgt er tevens voor dat je betalingen en facturen makkelijker kunt koppelen in je online boekhouding.
• Een heldere omschrijving van de afgenomen producten of diensten. Dit is niet alleen handig voor de klant, maar zorgt er ook voor dat je zelf een goed overzicht houdt in de relatie met de klant en altijd weet wat hij doorgaans afneemt. Heb je veel terugkerende klanten met periodieke orders? Dan is een duidelijke omschrijving extra belangrijk voor je eigen overzicht.
• Het aantal goederen of service-uren dat in rekening wordt gebracht.
• De datum van levering. Dit is voornamelijk van belang als de leverdatum afwijkt van de facturatiedatum.
• Het bedrag exclusief BTW.
• De BTW. Vergeet hierbij niet te vermelden met welke tariefgroep de klant te maken krijgt, en wat het BTW-percentage is.

De vereenvoudigde factuur

In sommige situaties kun je gebruik maken van een vereenvoudigde factuur. Dit is het geval wanneer het factuurbedrag inclusief BTW maximaal € 100,- bedraagt. Wanneer je een vereenvoudigde factuur opstelt, moet hier het volgende op worden vermeld:

• De datum waarop je de factuur verstuurt
• De naam van je bedrijf en adresgegevens
• De goederen of diensten die je hebt geleverd
• De BTW

Hoe bepaal je wat er verder op een factuur komt?

Hoewel het niet verplicht is, is wel zo fijn voor je klant om ook het totaalbedrag te vermelden. Dit voorkomt tevens dat er fouten worden gemaakt bij het berekenen van het totaal te betalen bedrag. Reken je een speciaal tarief of krijg je klant korting? Dan is het ook verstandig om dit op een factuur weer te geven. Het is zowel voor jezelf als voor de ontvanger om de samenstelling van de kosten te zien.

Een factuur maken, het kan heel professioneel en heel makkelijk!

Ook niet verplicht maar wel een echte aanvulling op je facturen: het bedrijfslogo. Door je facturen te personaliseren en een lay-out te gebruiken in de huisstijl van je bedrijf, maak je de facturen van je onderneming herkenbaar. Als je klant bent bij 123Onlineboekhouding dan heb je ook toegang tot e-boekhouden, daarin kun je, op een vrij eenvoudige manier, online een factuur maken. Hier wordt uitgelegd hoe je dat doet: factuur opmaken in e-boekhouden. Een factuur voorbeeld is meteen te bekijken in het facturatiegedeelte. Factuur templates, ook wel factuur sjablonen genoemd, kun je in e-boekhouden ook bekijken.

Wil je meer weten over een factuur maken? Of ben je op zoek naar meer financieel advies of startersadvies? Neem contact met ons op en kijk wat we voor jou kunnen betekenen!