Een factuur sturen, hoe werkt het?

In de wereld van bedrijven en zakelijke transacties is het sturen van facturen een essentieel onderdeel van het financiële proces. Of je nu een zelfstandige ondernemer bent of een grote onderneming runt, het correct en tijdig versturen van facturen is cruciaal voor het behoud van een gezonde cashflow en het bevorderen van een goede zakelijke relatie met je klanten. In dit blogbericht duiken we dieper in op het onderwerp van facturering en behandelen we wanneer je een factuur moet sturen, de voor- en nadelen van facturering en waar een factuur aan moet voldoen.

Het verzenden van een factuur is nodig wanneer er sprake is van een zakelijke transactie tussen jou en je klant. Er zijn verschillende situaties waarin je een factuur moet sturen, waaronder:

1. Verkoop van goederen of diensten: Wanneer je een product of dienst levert aan een klant, is het belangrijk om een factuur te sturen om de betaling te ontvangen.
2. Vooruitbetalingen: Als je klanten verplicht zijn om een aanbetaling te doen voordat je begint met het leveren van een product of dienst, is het verstandig om een factuur te sturen om deze betaling vast te leggen.
3. Abonnementen of periodieke betalingen: Als je een doorlopende dienst levert of een abonnement aanbiedt, moet je regelmatig facturen sturen om de periodieke betalingen te innen.

Voor- en nadelen van facturering:

Het gebruik van facturering biedt verschillende voordelen voor zowel de verkoper als de klant. Laten we eens kijken naar enkele belangrijke voordelen en mogelijke nadelen:

Voordelen:

1. Betalingen beheren: Door het versturen van facturen heb je een gestructureerde manier om betalingen te beheren, waardoor je een overzicht hebt van openstaande bedragen en betalingsgeschiedenis.
2. Professionele uitstraling: Het sturen van een factuur toont professionaliteit en helpt bij het opbouwen van vertrouwen met je klanten. Het laat zien dat je een georganiseerd en betrouwbaar bedrijf bent.
3. Bewijs van transactie: Een factuur dient als bewijs van een transactie tussen jou en je klant, wat handig kan zijn bij boekhouding, belastingaangifte en geschillen.

Nadelen:

1. Tijd en administratie: Het opstellen, verzenden en bijhouden van facturen kan tijdrovend zijn, vooral als je veel klanten hebt. Het vereist administratieve inspanningen en nauwkeurigheid.
2. Betalingsachterstanden: Er bestaat altijd een risico op betalingsachterstanden, waarbij klanten niet op tijd betalen. Dit kan leiden tot cashflowproblemen en extra inspanningen om betalingen te innen.

Je gaat een factuur sturen maar wat moet een factuur bevatten?

Een factuur is een juridisch document dat specifieke informatie moet bevatten om geldig te zijn en te voldoen aan de fiscale en boekhoudkundige vereisten. Hier zijn de belangrijkste elementen die een factuur moet bevatten:

Factuurgegevens:

1. Een uniek factuurnummer: Elke factuur moet een uniek identificatienummer hebben om verwarring te voorkomen en te zorgen voor een gestructureerde administratie.
2. Factuurdatum: De datum waarop de factuur is uitgegeven.
3. Uitgiftedatum: De datum waarop de goederen of diensten daadwerkelijk zijn geleverd.
4. Betalingstermijn: De termijn waarbinnen de betaling moet worden voldaan.

Informatie over de verkoper:

1. Naam en adres van je bedrijf.
2. Contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres.
3. Eventueel btw-nummer of ondernemingsnummer.

Informatie over de klant:

1. Naam en adres van de klant.
2. Contactgegevens van de klant.

Beschrijving van de geleverde goederen of diensten:

1. Een duidelijke en gedetailleerde beschrijving van de goederen of diensten die zijn geleverd, inclusief hoeveelheden, tarieven en eventuele kortingen.
2. Eenheidsprijzen en het totaalbedrag per regel.
3. Eventuele belastingen, zoals btw.
4. Totaalbedrag: Het totale bedrag dat de klant verschuldigd is, inclusief eventuele belastingen.

Betalingsinstructies

1. Vermeld duidelijk de betalingsmethoden die je accepteert, zoals bankoverschrijving, creditcard of PayPal.
2. Geef indien nodig bankgegevens of andere betalingsgegevens op.

Optionele informatie bij een factuur sturen:

1. Eventuele speciale voorwaarden, zoals garantievoorwaarden of retourbeleid.
2. Eventuele opmerkingen of berichten die relevant zijn voor de transactie.

Het is belangrijk om te vermelden dat de vereisten voor facturering kunnen variëren afhankelijk van het land en de lokale wetgeving. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de specifieke vereisten in jouw rechtsgebied om te voldoen aan de wettelijke normen.

De eisen voor een eenvoudige factuur, dus bij een factuur lager dan € 100,- incl. BTW zijn:

• De factuurdatum
• Jouw naam en adresgegevens
• Specificatie van goederen/diensten
• Het BTW-bedrag

Op jouw factuur kun je tevens de huisstijl van jouw bedrijf laten zien. Dit kun je doen door jouw bedrijfslogo en de kleuren van jouw bedrijf op de factuur te zetten. Ga je dan een factuur sturen,  dan is jouw onderneming herkenbaar en oogt professioneel.