Als starter een administratie bijhouden?

Inhoud

Waar moet je aan denken?

Gefeliciteerd, je hebt je ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en je hebt officieel een eigen onderneming! Als ondernemer heb je veel verantwoordelijkheden. Je bent verplicht elke kwartaal belasting af te dragen aan de Belastingdienst. Een administratie is hierbij essentieel en is om die reden verplicht. Benieuwd hoe je een administratie bijhouden goed doet? Lees dan snel verder!

In de wereld van het ondernemerschap is het bijhouden van een grondige financiële administratie een cruciale stap. Dit is niet alleen nodig om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, maar het vormt tevens een waardevol stuurmiddel voor jouw onderneming. Je financiële administratie fungeert als een venster naar het hart van je bedrijf, waarin je eenvoudig kunt zien hoeveel inkomsten en uitgaven er zijn.

Het maakt niet uit of je een zelfstandige ondernemer bent of deel uitmaakt van het MKB. Het bijhouden van een financiële administratie is fundamenteel voor elk bedrijf, ongeacht de omvang. Het helpt niet alleen bij het voldoen aan de wettelijke verplichtingen, maar ook bij het nemen van weloverwogen zakelijke beslissingen.

Een van de voordelen van een solide financiële administratie is het vermogen om inkomsten en uitgaven op een gestructureerde manier te registreren. Dit zorgt voor duidelijkheid en transparantie in je financiën, waardoor je financiële stabiliteit kunt handhaven. Bovendien helpt het bij het minimaliseren van onnodige kosten, wat direct invloed heeft op je winstgevendheid.

Maar de waarde van een financiële administratie gaat verder dan alleen de basis. Het fungeert ook als een handig vergelijkmiddel met voorgaande periodes. Door financiële gegevens te vergelijken met voorgaande jaren of kwartalen, kun je trends en patronen ontdekken. Deze inzichten zijn van onschatbare waarde bij het vormgeven van je bedrijfsstrategie en het streven naar groei.

Zelfstandige ondernemers kunnen specifiek profiteren van belastingvoordelen die beschikbaar zijn. Het bijhouden van een goede administratie is essentieel om optimaal te profiteren van deze voordelen. Je kunt overwegen om je boekhouding te automatiseren met behulp van online boekhoudsoftware, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook de nauwkeurigheid verhoogt.

Het nemen van financiële beslissingen en het plannen voor de toekomst van je onderneming zijn gebaseerd op solide financiële rapportage. Hierbij is het belangrijk om kosten te besparen met een goede administratie en gebruik te maken van boekhoudingstips voor startende ondernemers, vooral als je een startende ondernemer bent. Het begint allemaal met het besef dat jouw financiële administratie veel meer is dan alleen een verplichting – het is de sleutel tot zakelijk succes. Financiële planning en controle zijn daarbij onmisbare elementen.

Waar moet je rekening mee houden bij je administratie bijhouden?

Het bijhouden van je administratie is een cruciaal aspect van financieel beheer, of je nu een bedrijf runt of je persoonlijke financiën op orde wilt houden. Er zijn verschillende belangrijke overwegingen waarmee je rekening moet houden bij het beheren van je administratie:

Boekhoudsoftware: Het gebruik van boekhoudsoftware is sterk aan te bevelen. Het helpt je bij het nauwkeurig en efficiënt registreren van financiële transacties. Populaire softwarepakketten zijn onder andere QuickBooks, Xero en FreshBooks. Dit soort software maakt het gemakkelijk om gegevens te categoriseren, rapporten te genereren en te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Nauwkeurigheid: Zorg ervoor dat alle financiële gegevens nauwkeurig worden ingevoerd en bijgehouden. Fouten in je administratie kunnen leiden tot financiële problemen en belastingproblemen.
Categorieën en Labeling: Categoriseer financiële transacties correct om een overzicht te krijgen van waar je geld naartoe gaat. Dit helpt bij budgettering en het maken van financiële beslissingen.
Bankreconciliatie: Houd je bankrekeningen en creditcardafschriften regelmatig bij. Reconciliatie zorgt ervoor dat je administratie overeenkomt met je daadwerkelijke financiële situatie.
Bewaartermijnen: Ken de wettelijke bewaartermijnen voor financiële documenten. In veel gevallen is dit 7 jaar, dus zorg ervoor dat je alle relevante documenten bewaart.
Belastingen: Begrijp de belastingwetten en -verplichtingen die van toepassing zijn op jouw situatie. Dit omvat zaken als btw-aangifte, inkomstenbelasting en jaarrekeningen.
Professionaliteit: Als je de administratie uitbesteedt aan een boekhoudkantoor of accountant, zorg er dan voor dat deze professionals beschikken over de nodige boekhoudkundige en fiscale kennis.
Tijdigheid: Houd je administratie up-to-date. Wacht niet tot het einde van het jaar om alle gegevens bij te werken, want dit kan leiden tot fouten en stress.
Kosten: Overweeg de kosten van het bijhouden van je administratie. Dit omvat de kosten van boekhoudsoftware, eventuele professionele diensten en andere uitgaven die verband houden met je administratie.
Rapportage: Stel periodieke financiële rapporten op, zoals winst- en verliesrekeningen en balansoverzichten. Deze rapporten bieden inzicht in je financiële prestaties.

Administratie uitbesteden?

Het belang van een effectieve administratie wordt algemeen erkend, maar hoe je deze adminstratie daadwerkelijk kunt bijhouden, blijft voor velen een uitdaging. Het bijhouden van de administratie kan variëren van eenvoudige financiële transacties tot complexe boekhoudkundige en fiscale verantwoordelijkheden. In dit uitgebreide artikel zullen we diep ingaan op de verschillende aspecten van administratie bijhouden, het uitbesteden ervan, en de factoren waarmee je rekening moet houden bij het nemen van deze belangrijke beslissing.

De Belangrijkheid van een Goede Administratie

Laten we eerst eens stilstaan bij waarom een goede administratie zo cruciaal is. Of je nu een startende ondernemer bent of gewoon je persoonlijke financiën op orde wilt houden, een goed bijgehouden administratie biedt talloze voordelen:

Financiële Overzichtelijkheid: Het stelt je in staat om een duidelijk overzicht te hebben van je inkomsten en uitgaven. Dit is essentieel om te begrijpen waar je geld naartoe gaat en waar je kunt besparen.
Wettelijke Verplichtingen: Voor bedrijven zijn er wettelijke verplichtingen met betrekking tot de administratie. Het niet voldoen aan deze verplichtingen kan leiden tot boetes en juridische problemen.
Besluitvorming: Een goede administratie voorziet je van cruciale informatie die je kunt gebruiken om weloverwogen zakelijke of financiële beslissingen te nemen.
Belastingen: Het bijhouden van een nauwkeurige administratie is van essentieel belang bij belastingaangifte, omdat het je in staat stelt om belastingvoordelen te benutten en potentiële fiscale problemen te voorkomen.

Uitbesteden vs. Zelf Doen: Wat is de Juiste Keuze?

Nu we begrijpen waarom een goede administratie belangrijk is, moeten we beslissen of we dit zelf willen doen of willen uitbesteden. Deze keuze is vaak afhankelijk van verschillende factoren:

Complexiteit: De mate van complexiteit van je financiële situatie is een cruciale factor. Als je financiën eenvoudig zijn, kun je overwegen om het zelf te doen. Maar als je te maken hebt met complexe financiële transacties, belastingen en juridische aspecten, kan professionele hulp nodig zijn.
Kennis: Heb je de benodigde boekhoudkundige en fiscale kennis? Als je twijfelt, is het wellicht verstandiger om het uit te besteden aan experts die deze kennis wel bezitten.
Tijd en Energie: Administratie kan tijdrovend zijn. Als ondernemer wil je je misschien richten op je kernactiviteiten in plaats van je bezig te houden met boekhouding. In dat geval kan uitbesteden een slimme keuze zijn.
Kosten: Uitbesteden kan kostbaar zijn, vooral bij het inhuren van een accountant. De tarieven variëren, maar accountants zijn vaak duurder dan boekhoudkantoren. Dit kan een overweging zijn voor startende ondernemers met beperkte financiële middelen.

Uitbesteden aan een Boekhoudkantoor

Als je besluit om je administratie uit te besteden, is een boekhoudkantoor een haalbare optie. Boekhoudkantoren bieden professionele boekhoud- en fiscale diensten aan bedrijven van verschillende groottes. Hier zijn enkele belangrijke overwegingen:

Kosten: De kosten van boekhoudkantoren variëren en zijn afhankelijk van verschillende factoren, waaronder de omvang van je bedrijf en de diensten die je nodig hebt. Gemiddeld kunnen de kosten variëren van € 30,- tot € 100,- per maand.
Expertise: Boekhoudkantoren beschikken over gespecialiseerde kennis van boekhouding en belastingen. Ze kunnen je helpen bij het voldoen aan wettelijke verplichtingen en het maximaliseren van belastingvoordelen.
Tijd: Door je administratie aan professionals uit te besteden, bespaar je waardevolle tijd die je kunt besteden aan het laten groeien van je bedrijf of het genieten van je vrije tijd.

Overwegingen bij het Uitbesteden aan een Bekende

Soms overwegen mensen hun administratie uit te besteden aan iemand in hun persoonlijke netwerk, zoals een vriend of familielid met financiële kennis. Hoewel dit kosten kan besparen, zijn er enkele belangrijke overwegingen:

Kennis en Bekwaamheid: Zorg ervoor dat de persoon die je overweegt voldoende boekhoudkundige en fiscale kennis heeft. Gebrek aan expertise kan leiden tot fouten en mogelijke problemen.
Professionaliteit: Zelfs als het om een bekende gaat, moet de administratie professioneel en nauwkeurig worden bijgehouden. Zorg ervoor dat er duidelijke afspraken en verwachtingen zijn.
Mogelijke Belangenconflicten: Als je iemand in je persoonlijke kring inschakelt, kunnen er belangenconflicten ontstaan. Het is belangrijk om deze van tevoren te bespreken en vast te leggen.

Boekhoudpakket

Als je ervoor kiest om de administratie zelf te doen, is het essentieel om gebruik te maken van een geschikt boekhoudpakket. Het bijhouden van lijsten in Excel kan inefficiënt en foutgevoelig zijn, vooral als je te maken hebt met een groeiend aantal transacties en complexe financiële gegevens. In dit uitgebreide deel van het artikel zullen we dieper ingaan op de voordelen van boekhoudsoftware, hoe je de juiste keuze maakt en waar je op moet letten bij het gebruik van deze programma’s.

Voordelen van Boekhoudsoftware

Het gebruik van boekhoudsoftware biedt tal van voordelen voor zowel individuen als bedrijven:

Nauwkeurigheid: Boekhoudsoftware minimaliseert menselijke fouten die kunnen optreden bij handmatig bijhouden van financiële gegevens in Excel. Hierdoor kun je vertrouwen op nauwkeurige financiële informatie.
Efficiëntie: Deze software automatiseert veel van de repetitieve taken die gepaard gaan met het bijhouden van administratie. Dit bespaart kostbare tijd die je elders kunt besteden.
Compliance: Boekhoudsoftware is ontworpen om te voldoen aan de wettelijke vereisten voor financiële administratie en bewaringstermijnen, zoals de verplichte bewaartermijn van 7 jaar.
Inzicht: Het biedt diepgaande financiële inzichten door middel van rapporten en grafieken, wat je helpt bij het nemen van weloverwogen zakelijke beslissingen.

Kiezen van het Juiste Boekhoudpakket

Bij het kiezen van een boekhoudpakket zijn er enkele belangrijke overwegingen die je moet maken:

Prijs: De kosten van boekhoudsoftware variëren sterk, afhankelijk van de functies en schaalbaarheid. Er zijn vaak speciale aanbiedingen voor starters. Prijzen kunnen variëren van ongeveer € 10,- tot € 30,- per maand.
Functies: Zorg ervoor dat het gekozen pakket de functies biedt die je nodig hebt. Dit kan variëren van facturering en uitgavenbeheer tot voorraadbeheer en loonadministratie, afhankelijk van je behoeften.
Gebruiksvriendelijkheid: Kies een softwarepakket dat gebruiksvriendelijk is en gemakkelijk te begrijpen, vooral als je geen uitgebreide boekhoudkundige ervaring hebt.
Schaalbaarheid: Overweeg of het pakket schaalbaar is en kan meegroeien met je bedrijf. Het is handig om niet telkens van software te hoeven veranderen als je bedrijf groeit.
Ondersteuning en Training: Controleer of de softwareleverancier training en ondersteuning biedt om je te helpen bij het effectief gebruik van de software.

Automatische Verwerking van Financiële Documenten

Een van de krachtige functies van moderne boekhoudsoftware is de mogelijkheid om facturen, bonnetjes en bankmutaties automatisch te verwerken. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat alle belangrijke financiële gegevens nauwkeurig worden geregistreerd en bewaard. Hier is hoe dit proces doorgaans werkt:

Documenten Uploaden: Je kunt eenvoudig facturen, bonnetjes en bankmutaties uploaden naar het boekhoudpakket.
Automatische Herkenning: De software maakt gebruik van geavanceerde algoritmen en optische karakterherkenning (OCR) om de relevante gegevens van de documenten te extraheren.
Verwerking en Opslag: De gegevens worden automatisch verwerkt en opgeslagen in de juiste categorieën in het boekhoudsysteem.
Bewaartermijn: Het systeem zorgt ervoor dat alle financiële documenten worden bewaard volgens de wettelijk verplichte bewaartermijnen, meestal 7 jaar.

Conclusie

Een administratie onderhouden kost vrijwel altijd geld. Besteed jij jouw administratie niet uit dan betaal je voor het boekhoudpakket en of de tijd die je hieraan spendeert. Maak een goede afweging en wees niet bang om hier geld aan uit te geven. De financiële administratie is erg belangrijk. Doe je niet op tijd aangifte of maak je structureel veel fouten, dan kun je naast een boete een naheffingsaanslag ontvangen. Bij een naheffingsaanslag maakt de Belastingdienst een schatting van de af te dragen belasting. Deze schatting is erg hoog.

Heb je vragen over dit artikel? Neem dan contact met ons op!

Financieel, Algemeen