Hoe ga je een factuur opstellen? Vanaf het moment dat jij je hebt ingeschreven bij de KVK ben je belastingplichtig. Voor inkopen kun je btw, wat bij jou in rekening wordt gebracht, bij de belastingaangifte terugkrijgen. Bij verkopen moet je btw betalen. Om het te betalen of terug te vragen bedrag te bepalen moet je alle kosten en opbrengsten op een juiste manier verantwoorden. Vaak verantwoord je verkopen met een factuur. Wij leggen in dit artikel uit hoe een factuur opstellen precies werkt en waar je op moet letten.
Wanneer stuur je een factuur?
Je kunt op meerdere manieren jouw opbrengsten verantwoorden. Als ondernemer wil je natuurlijk het geld waar je recht op hebt zo snel mogelijk ontvangen. In veel beroepen, denk aan de retail, kappers en de horeca vindt de betaling direct (contant of per pin) plaats. Betalingen worden hier geregistreerd via een kassasysteem, starters gebruiken vaak betalingsverzoeken.
Soms kun je er niet om heen en moet je een factuur opstellen en sturen. Het moment van betalen is in dat geval later. Om die reden krijg je er een stukje administratie bij, naast het opstellen van een factuur moet je de betalingen van jouw klanten (debiteuren) bewaken (debiteurenbeheer). Betalen de klanten niet of te laat, dan is het aan jou om actie te ondernemen. Verkoop jij veel aan bedrijven (B2B), dan wordt van jou verwacht dat je een factuur verstuurd. Stuur je normaliter geen factuur? Dan is het wel altijd handig om, als klanten om een factuur vragen, hen die mogelijkheid te bieden.
Ik wil een factuur opstellen, maar waar moet de factuur aan voldoen?
Een factuur heeft wettelijke eisen. Facturen die lager zijn dan € 100,- (incl. btw) hoeven niet aan alle eisen te voldoen, maar het is eenvoudiger om alle benodigde informatie, ook bij lagere bedragen, altijd op te vragen/vermelden. De factuureisen zijn:
1. Naam en adresgegevens afzender
2. Eigen naam en adresgegevens
3. BTW ID (identificatie) Nummer – Het nummer wat je van de Belastingdienst hebt gekregen nadat jij je hebt ingeschreven bij de KVK (brief vaststelling belastingplicht).
4. KVK nummer – Het nummer wat je van de KVK hebt gekregen nadat jij je hebt ingeschreven bij de KVK.
5. De factuurdatum – De datum waarop de factuur is uitgereikt.
6. Factuurnummer – Het is vereist opeenvolgende nummers te gebruiken bijv. 202201 – 202202. Je mag één factuurnummer niet twee keer gebruiken.
7. Omschrijf de goederen/diensten – Geef een duidelijke omschrijving, vermeldt het aantal en of er sprake is van uren, stuks of bijv. m².
8. Specificeer de tarieven + btw – Per product (en) of dienst vermeld je de stukprijs en het btw-tarief dat van toepassing is. Je vermeldt het totaalbedrag exclusief btw, de btw (bij verschillende tarieven afzonderlijk), en het totaalbedrag (inclusief btw).
Naast de wettelijke factuureisen zijn er een aantal dingen die eigenlijk ook wel op de factuur horen te staan. In bovenstaande factuur heb ik, mocht de klant contact met mij op willen nemen, mijn telefoonnummer en mailadres toegevoegd (2.), er is hier ook plek voor een link naar de bedrijfswebsite. Onderaan de factuur verzoek ik het factuurbedrag binnen 14 dagen te betalen op mijn bankrekening.
Bij veel boekhoudpakketten zit een facturatiemodule ingebouwd. Hier worden veel gegevens al ingevuld en kun je zelf het factuursjabloon eenvoudig opmaken. Een factuur ziet er nog professioneler uit door jouw bedrijfslogo en huisstijl in de factuur te verwerken.
Heb je vragen over dit artikel? Neem dan contact met ons op!